Afin d’assurer la préservation à long terme des documents d’archives, il est important de respecter les règles suivantes. Ces règles s'appliquent aux deux salles de consultation des Collections spéciales des Bibliothèques et du Service de gestion des documents et des archives.
RÈGLES POUR LES USAGERS
- Il est interdit de sortir les documents de la salle de consultation.
- Ne conserver que le matérial nécessaire à la prise de notes. Les manteaux, colis, porte-documents et autres objets similaires doivent être laissés au vestiaire ou dans les casiers.
- Les appareils électroniques sont permis.
- La nourriture et les boissons sont interdites.
- Seuls les crayons à mine sont permis.
- Il est interdit d’utiliser plus d’une boîte à la fois.
- Ne sortir qu'un dossier à la fois.
- L’ordre des documents doit être conservé; ne pas mélanger ou reclasser les documents.
- lI est interdit d’écrire sur les documents ou de les endommager.
- Ne pas utiliser de notes post-it. Utiliser les maqueurs disponibles.
- Tout accident ou dommage à un document doit être signalé immédiatement au personnel.
MANIPULATION DES DOCUMENTS
- Tous les documents doivent être manipulés avec soin.
- Manipulez les pochettes protectrices ou les contenants plutôt que les documents.
- Ne vous appuyez pas sur les documents, livres ou boîtes d’archives.
- Ne déposez pas votre bloc-notes ou votre appareil électronique sur les documents.
- Replacez les documents dont vous ne vous servez pas dans les chemises et les boîtes.
- Réalignez à plat les documents d’une chemise avant de la ranger dans sa boîte.
- Supportez les reliures fragiles avec un porte-livre.
- Utiliser des gants de coton pour consulter les photographies et les documents fragiles.